2/2017

Mit neuen Tools zur besseren Zusammenarbeit

Mitarbeitende arbeiten vermehrt wann und wo sie wollen. Spezifische ICT-Lösungen sind der Schlüssel zu einer reibungslosen Kommunikation und zum Wissensaustausch. Türöffner ist aber insbesondere der Kulturwandel.

Mitarbeiter sind zunehmend mobil und benötigen dafür eine flexible Infrastruktur und eine entsprechende Arbeitskultur. Stellt ihnen das Unternehmen die dafür nötigen Rahmenbedingungen nicht zur Verfügung, wissen sich die Mitarbeitenden selber zu helfen: Sie bringen die mobilen Geräte und Anwendungen aus ihrem Privatleben mit ins Geschäft, um einfacher zusammenzuarbeiten. Diese Schatten-IT birgt grosse Sicherheitsrisiken für die Unternehmen. Nicht zuletzt darum stehen «Mobility» und die damit verbundene Arbeitsumgebung als ICT-Themen zuoberst auf der Agenda vieler Unternehmen.

Im Kampf um die besten Fachkräfte ist es für ein Unternehmen von Vorteil, in eine moderne Arbeitsumgebung zu investieren.

Von der Wichtigkeit zeugen auch zwei aktuelle Studien von Pierre Audoin Consultants (PAC), welche die Arbeitsplatzumgebungen in der Schweiz untersucht haben. Demnach waren sich die befragten Manager aus der Industrie- und Finanzbranche weitgehend einig, dass Mitarbeitende ihren Arbeitsalltag flexibler gestalten möchten, dass sie starre Vorgaben und Abläufe in der IT ablehnen und eine zeitgemässe Arbeitsumgebung verlangen.

Mitarbeitende arbeiten vermehrt unabhängig von Ort und Gerät zusammen – aber manchmal ist der direkte Austausch an einem Tisch unersetzlich.

Moderne Lösungen zur Kommunikation und Zusammenarbeit, wie beispielsweise Unified Communications & Collaboration (UCC), unterstützen Mitarbeitende dabei, produktiver zu sein und sich effizienter im Team auszutauschen. Sie ermöglichen eine agilere Arbeitsweise und mehr Flexibilität, auch so, dass Angestellte Beruf und Privatleben besser unter einen Hut bringen können. Im Kampf um die besten Fachkräfte ist es für ein Unternehmen daher von entscheidendem Vorteil, in eine moderne Arbeitsumgebung zu investieren.

Chats ersetzen lange E-Mail-Verläufe, womit ein Team viele Iterationen vermeiden und schneller zu einem Resultat kommen kann.

UCC-Lösungen vereinen Kommunikationskanäle wie Telefonie, E-Mail und Instant Messaging. Mehrere Mitarbeitende können zum Beispiel den Desktop miteinander teilen, um von verschiedenen Orten aus an einem Dokument zu arbeiten oder eine Planung zu besprechen. Telefon- und Videokonferenzen ersetzen das persönliche Treffen vor Ort. Dies macht eine Anreise überflüssig, spart Kosten, entlastet die Umwelt und erhöht idealerweise die Produktivität. Chats ersetzen lange E-Mail-Verläufe, womit ein Team viele Iterationen vermeiden und schneller zu einem Resultat kommen kann.

Bei der Transformation drückt der Schuh

Während viele grössere Unternehmen bereits UCC einsetzen, sehen kleinere derzeit noch davon ab, wie auch MSM Research letztes Jahr festgestellt hat. Gemäss Untersuchungen befürchten die Unternehmen, zu viel Zeit und Geld in die Hand nehmen zu müssen, wenn sie UCC einführen. Diese Befürchtungen erweisen sich als unberechtigt: Unternehmen können UCC in zwei unterschiedlichen Modellen – gekauft oder gemanaged – beziehen, womit sie je nachdem besser fahren.

Nebst einem starken Tool machen neue Arbeitsweisen und Begleitung die Zusammenarbeit erfolgreich.

Eine weitere Hemmschwelle stellt die Fülle der Lösungsansätze dar: Die Unternehmen werden vom Markt mit zahlreichen UCC-Angeboten überflutet. Um sich für ein geeignetes Produkt im passenden Bezugsmodell zu entscheiden, fehlen oft das Know-how und die Übersicht – was viele Unternehmen daran hindert, ihre Kommunikation und Zusammenarbeit zu digitalisieren.

Verschiedene Bezugsmodelle für verschiedene Bedürfnisse

UCC-Lösungen können eingekauft und mit Unterstützung eines Partners, beispielsweise im Bereich Wartung, selber betrieben werden. Für einige Unternehmen ist dies nach wie vor eine sinnvolle Option, um UCC einzuführen und zu betreiben.

Eine andere Möglichkeit ist es, UCC als Service (UCaaS) zu beziehen. Das Unternehmen erarbeitet mit seinem Partner verschiedene Nutzerprofile, die unterschiedliche Bedürfnisse abdecken. Das Unternehmen bezieht die einzelnen Profile zu einem monatlich fixen Preis, ohne einmalige Investitionen tätigen zu müssen. Ein weiterer Vorteil: Das Unternehmen ist immer auf dem aktuellsten Stand der Technik und kann schnell auf veränderte Nutzerbedürfnisse und Markttrends reagieren.

Das Unternehmen kann die benötigte Hard- und Software als Service gesamthaft aus dem Rechenzentrum des Partners beziehen (Cloud Service). Es kann die benötigte Infrastruktur aber auch als Ganzes oder zu Teilen aus dem eigenen Rechenzentrum beziehen (Hybrid Service). Dies ist für gewisse Firmen aus Gründen von Technik oder Compliance zwingend – oder aus anderen Gründen wünschenswert.

Die Cloud kann – muss aber nicht – von Beginn weg eine sinnvolle Lösung sein. Wichtig ist, dass das Unternehmen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in Einklang mit seinen eigenen Möglichkeiten bringt. UCaaS respektive ein hybrides Bezugsmodell kann der Anfang einer Reise zur digitalisierten, agilen Zusammenarbeit sein.

Die neue Arbeitsweise von Mitarbeitenden treibt die Entwicklung agiler Lösungen voran.
Trends rund um den Arbeitsplatz 4.0

UCC in seinen verschiedenen Bezugsformen ermöglicht den Mitarbeitenden, sich spontan, bereichs- respektive firmenübergreifend, ortsunabhängig, über verschiedene Systeme und Plattformen mit unterschiedlichen Geräten auszutauschen. Die neue Arbeitsweise von Mitarbeitenden treibt wiederum die Entwicklung agiler Lösungen voran – wobei eine Lösung aus der Cloud am meisten Potenzial bietet.

Ein Trend ist, dass Hersteller Artificial Intelligence (AI) und Chatbots in eine bestehende UCC-Lösung aus der Cloud integrieren. Ein virtueller Assistent kann so etwa Datenanalysen und Recherchen erledigen, Termine koordinieren und Kurznachrichten schreiben – innert Sekunden und voll automatisiert, so das Zukunftsszenario.

Virtual Reality (VR) ist eine weitere Möglichkeit für UCC: Während eine herkömmliche Lösung wie beispielsweise Skype for Business nur Audio- und Videokommunikation ermöglicht, bieten VR-Lösungen eine ganze Arbeitsumgebung. Mitarbeitende können sich als virtuelle Figuren – Avatare – in virtuellen, mehrdimensionalen Räumen bewegen und mit allen, die sich in diesen Räumen befinden, uneingeschränkt interagieren. Damit lässt sich beispielsweise Verkaufspersonal in einem virtuellen Shop gezielt schulen, ohne dass eine physische Präsenz nötig ist.

Mehr als nur ein neues Tool

Unternehmen, die UCC einsetzen, führen eine neue Arbeitsweise ein. Die Mitarbeitenden sollten wissen, wie sie die Lösung richtig nutzen können und wie sie allenfalls ihre Gewohnheiten anpassen müssen. Es lohnt sich, folgende Punkte zu beachten: Das Management soll die Vision zur neuen Arbeitsweise mit UCC strategisch verankern. Es handelt sich um ein Vorhaben, das durchdacht und geplant werden soll. UCC flexibilisiert die Zusammenarbeit nicht von heute auf morgen. Dies braucht Zeit und benötigt Akzeptanz seitens Nutzer.

Mitarbeitende müssen in die neue Arbeitsweise eingeführt werden. Sie sollen verstehen, wann sie welche Lösung wie nutzen und wie sie dadurch profitieren.
Vorgesetzte müssen die neuen Arbeitsweisen, die UCC hervorbringt, fördern und vorleben. Homeoffice soll möglich sein, und bei Besprechungen müssen nicht immer alle Mitarbeitenden vor Ort sein.

Führungskräfte sollen flexible Arbeitsformen nicht nur ermöglichen, sondern auch vorleben.

UCC kann einem Unternehmen zweifellos zu mehr Produktivität, Effizienz und Kosteneinsparung verhelfen. Häufig braucht es dazu jedoch ein begleitendes Coaching. Mit einem solchen können Mitarbeitende die neuen Werkzeuge richtig anwenden und sich einen effektiven Arbeitsstil aneignen. Aber auch Führungskräfte müssen oftmals von einem Experten beraten und begleitet werden.

Pierre-Luc Marilley

Tags: Agilität, Digitalisierung, Flexiblität, Kommunikation, Mobilität, Technologie, Unternehmenskultur

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