2/2017

De la flexibilité plutôt qu’une journée de travail de huit heures

En certains endroits, le monde du travail de demain existe déjà. Le poste de travail du futur est synonyme de flexibilité géographique et temporelle. Les entreprises et leurs collaborateurs peuvent y voir une opportunité, mais aussi un défi.

Murs de couleur verte, sol en pierre et en bois, plantes destinées à réguler l’équilibre hydrique et le bilan d’oxygène: toute l’atmosphère rappelle celle d’une orangerie. La pièce «In-Out» fait partie intégrante d’un nouvel environnement de travail appelé «Meet2Create», élaboré par une équipe de recherche interdisciplinaire de la Haute école de Lucerne, sous la direction du centre de compétences Typologie et planification en architecture. La pièce verte «In-Out» se prête aux brainstormings, aux discussions ou aux ateliers de travail. 

À travers leur travail, les scientifiques visent à trouver l’équilibre optimal entre l’homme, l’espace et la technologie. Afin d’encourager la diffusion du travail mobile et flexible et de soutenir les entreprises et leurs collaborateurs dans cette évolution, les deux départements Technique et architecture de la Haute école de Lucerne et la Haute école de psychologie appliquée de la Fachhochschule Nordwestschweiz (FNHW) se sont réunis pour mener à bien le projet de recherche «iMOW». Conjointement avec les partenaires de projet RBS Projektmanagement, les CFF, Siemens, Swisscom et Vitra, ils développent des instruments grâce auxquels les entreprises peuvent organiser un mode de travail indépendant, tant géographiquement que temporellement. 

Le bureau traditionnel ne va certes pas disparaître totalement, mais il va sensiblement perdre de son importance.
Capacité de stimulation et repère identitaire

«L’espace de travail dans l’entreprise devient un facteur de coût et d’organisation pour le travail», précise Adrienne Schäfer, responsable de projet adjointe «iMOW» de la Haute école de Lucerne. Le bureau traditionnel ne va certes pas disparaître totalement, mais il va sensiblement perdre de son importance. À l’inverse, les scientifiques tablent sur de nouveaux espaces de travail permettant des rencontres, des réunions, mais aussi un travail dans une atmosphère calme. Selon l’activité, le poste de travail fixe va même disparaître totalement, parce que les collaborateurs travailleront en différents endroits, à l’image de «nomades» des temps modernes. 

Des zones de rencontre ressemblant à des salons et des cubes de réflexion permettant de travailler avec concentration ont par exemple été réalisés lors des travaux de transformation des bureaux de Swisscom TV à Zurich. La suppression du poste de travail fixe n’est toutefois pas toujours pertinente, estime Adrienne Schäfer, en pensant notamment aux services du personnel ou du contrôle de gestion. À l’avenir, des postes de travail fixes y seront sans doute conservés. 

Le poste de travail doit être stimulant et jouer le rôle de repère identitaire. «Nous voulons montrer aux entreprises le potentiel que recèlent les modèles du monde du travail de demain», affirme Adrienne Schäfer. La recherche entend prendre en compte l’être humain comme principal facteur de production et de productivité, la conception de l’espace, l’équipement technique, le management et la culture. «Des études ont montré que les modèles de travail flexibles amélioraient la satisfaction et ainsi la performance des collaborateurs. Nous voulons mettre à profit ce potentiel», souligne Adrienne Schäfer. 

Un projet similaire, la «Work Smart Initiative», a été lancé en 2015 par des sociétés telles que les CFF, Swisscom, La Mobilière, La Poste, Microsoft Suisse et Witzig The Office Company, dans le but de promouvoir des formes de travail flexibles et de créer des conditions-cadres motivantes. À l’heure actuelle, 108 employeurs suisses ont signé la charte Work Smart et adhèrent à ses objectifs. 

Afin de mieux concilier travail et vie de famille, de plus en plus de personnes qualifiées interrogent l’entreprise sur les modèles de travail flexibles lorsqu’elles se portent candidates à un poste.
Désir de télétravail

Les projets de ce type le montrent: le modèle rigide des «huit heures» de travail est sur le déclin. Afin de mieux concilier travail et vie de famille, de plus en plus de personnes qualifiées interrogent l’entreprise sur les modèles de travail flexibles lorsqu’elles se portent candidates à un poste. Car les exigences à l’égard du temps travail évoluent au fil de la vie professionnelle: les obligations familiales, le perfectionnement professionnel, de longs trajets entre le domicile et le lieu de travail ou le service externe entrent en ligne de compte. 

Il n’est donc pas étonnant que le thème du télétravail joue un rôle de plus en plus important pour de nombreux collaborateurs, comme le montre l’étude «Arbeitswelt der Zukunft» (le monde du travail du futur) de Sage Software GmbH et de l’institut de sondage «smart research». «Les horaires de travail flexibles connaissent une progression très forte dans les entreprises et organisations suisses», indiquent les auteurs de l’étude «Les horaires de travail flexibles en Suisse – Évaluation des résultats d’un sondage représentatif auprès de la population active suisse» de la Fachhochschule Nordwestschweiz. 

Les intérêts des entreprises en matière de planification flexible et d’allocation efficace des horaires de travail feraient ainsi déjà partie de l’équation. Mais l’étude souligne également qu’il est tenu compte de l’intérêt des employés pour un meilleur équilibre entre travail et vie privée ainsi que pour une plus grande autodétermination dans le domaine professionnel. Selon l’étude, 61% des employés en Suisse auraient des horaires de travail flexibles et 17% travailleraient de manière flexible sans pour autant que leurs horaires de travail ne soient saisis et documentés. Cette proportion atteint même 26% chez les personnes très qualifiées.

Résolution de problèmes économiques et sociétaux

Les causes de cette évolution sont variées. Pour Robert J. Zaugg, conseiller en entreprises et chargé de cours à l’Institut pour l’organisation et le personnel de l’Université de Berne, elles se fondent sur l’hypothèse selon laquelle des horaires de travail flexibles et réduits peuvent aider à résoudre différents problèmes économiques et sociétaux. 

Les horaires de travail flexibles permettent par exemple d’adapter les interventions des employés au volume des commandes. L’assouplissement des horaires de travail rigides peut se traduire par une meilleure productivité. Robert J. Zaugg observe également des raisons d’importance dans le domaine socio-culturel: les modèles de travail flexibles se traduisent par une plus grande autonomie en matière d’horaires. 

Pour le professeur Martina Zölch, responsable de l’Institut de gestion du personnel et d’organisation de la Fachhochschule Nordwestschweiz (voir également l’entretien ), cette évolution présente un lien étroit avec le développement de la numérisation. Celle-ci exercerait l’influence la plus marquée sur les tendances observées. Grâce aux conférences sur le Web et à Skype, les réunions regroupant plusieurs personnes en un même lieu ne seraient plus absolument nécessaires. Les informations requises pour le travail peuvent être consultées durant les déplacements, grâce à la téléphonie mobile et à Internet. La mondialisation déplacerait par ailleurs les centres du pouvoir et rendrait nécessaires et possibles de nouvelles formes d’organisation. 

«Le nouveau monde du travail est marqué par les réseaux. Un personnel hautement qualifié communique dans le monde entier à travers des “Special Interest Communities”. L’appartenance à une organisation ne sera plus une priorité, mais plutôt le savoir-faire», estime Martina Zölch. La flexibilisation du travail revêt une importance particulière dans le cadre de ces tendances. Martina Zölch estime que la flexibilisation géographique mais aussi contractuelle prend désormais plus d’importance, eu égard aux tendances actuelles.

L’un des principaux défis consistera à créer une culture d’entreprise axée sur le soutien.
Adapter la culture d’entreprise

D’après Adrienne Schäfer, pour de nombreuses entreprises, la réflexion sur de nouveaux environnements et formes de travail commence au plus tard lorsque des transformations architecturales sont prévues. Celles-ci sont souvent liées à des réflexions stratégiques. «Tout comme une transformation architecturale, le passage à de nouveaux modèles de travail exprime un changement au sein de l’entreprise.» 

Mais la discussion sur le monde du travail de demain n’est pas seulement une question d’aménagement de l’espace et de technique comme le montre l’étude «Gestaltung mobil-flexibler Arbeit in grossen und mittleren Unternehmen» (organisation du travail mobile et flexible dans les grandes et moyennes entreprises) de la Haute école de psychologie appliquée de la FNHW. L’un des principaux défis consistera à créer une culture d’entreprise axée sur le soutien. Le responsable du projet d’étude Johann Weichbrodt déclare ainsi que «les conditions propices incluent les technologies nécessaires, des réglementations adaptées, le soutien des cadres, mais aussi une participation appropriée des collaborateurs». 

Au niveau organisationnel, il faudrait par conséquent prendre essentiellement des mesures permettant de développer et d’ancrer une culture «favorable au flex-work». Il faut pour cela que la direction de l’entreprise soutienne le travail mobile et flexible. Les cadres sont mis à l’épreuve. En effet, en plus d’un style de conduite axé sur les objectifs et les résultats, il convient avant tout d’assurer la joignabilité mutuelle. Selon Johann Weichbrodt, les cadres «débutants» devraient réglementer mais aussi surveiller davantage, tandis que les cadres «chevronnés» devraient accorder plus de latitude. 

«Plus le travail mobile et flexible augmente, plus il devient important de ne pas perdre de vue la charge de travail des collaborateurs et plus les équipes doivent se réguler elles-mêmes – par exemple en matière de joignabilité. Les hiérarchies sont par ailleurs plus horizontales», précise Johann Weichbrodt.

Compte tenu des changements, le bureau n’est plus un poste de travail permanent. Il devient un lieu de rencontre, de communication et d’inspiration.
Temps de travail sur l’ensemble de la vie active et espaces de coworking

Florian Rittiner, responsable de projet chez Witzig The Office Company AG, s’intéresse actuellement au monde du travail et aux bureaux du futur dans le cadre de la Witzig Office Akademie. Il observe à cet égard différents échelonnements des modèles de temps de travail lors de l’introduction des horaires de travail flexibles. «L’horaire mobile a été un précurseur de cette évolution. Plus le temps passe, plus la notion de durée annuelle du travail gagne du terrain, symbolisant en quelque sorte un échelon supérieur de la flexibilisation dans les entreprises. Le dernier modèle du temps de travail nous vient des États-Unis, où les objectifs de performance sont définis indépendamment de la durée et du travail.» 

Le temps de travail sur l’ensemble de la vie active, pendant lequel le travail peut être adapté en toute souplesse à la vie des salariés, n’est certes qu’une théorie pour l’instant, mais elle est déjà en discussion. Compte tenu de ces changements, le bureau n’est plus un poste de travail permanent. Il devient un lieu de rencontre, de communication et d’inspiration. Le télétravail ou les espaces de coworking, où les postes de travail peuvent être loués pour une certaine durée, se prêteraient par exemple à un travail concentré. 

La coopérative VillageOffice réalise par exemple un projet pilote en guise d’alternative au bureau d’entreprise et au télétravail sur le site d’une ancienne filature à Windisch. Voici comment fonctionne le principe du coworking: au lieu de travailler dans l’entreprise ou chez eux dans leur propre bureau, les employés ou mêmes les personnes travaillant de manière indépendante à proximité travaillent au moins une demi-journée par semaine, dans la communauté de coworking et profitent des différents espaces de travail. Au Kunzwerk, quinze postes de travail sont prévus au total. La surface est répartie entre zones de travail, de discussion et de repos; elle comprend également une cafétéria et des salons à l’étage de la galerie. 

Le projet pilote à Windisch doit permettre aux parties prenantes de faire des expérimentations, dont les résultats seront ensuite intégrés dans l’aménagement futur du concept, comme l’indique David Brühlmeier, membre fondateur de VillageOffice. «Le premier espace de coworking de VillageOffice constitue une étape importante pour l’avenir du travail», explique David Brühlmeier. Lui et ses partenaires prévoient un réseau national constitué de communautés de travail propres et de communautés affiliées. 

Mathis Hasler, qui travaille au sein de l’entreprise Popup Office AG à Zurich, croit lui aussi à l’avenir des stations de coworking. La société exploite des sites de coworking en Suisse depuis un an. «La demande de postes de travail externes augmente. Les sociétés offrant un niveau de prestation élevé sont notamment très ouvertes à ce modèle.» L’externalisation de postes de travail serait intéressante pour les entreprises, parce qu’elles voient ainsi leurs coûts fixes et coûts d’infrastructures réduits. 

L’expression du changement

Depuis le début de l’année, le travail mobile gagne également en importance pour les collaborateurs de l’Office fédéral du développement territorial (ARE). Les quelque 90 collaborateurs ont la possibilité de travailler de façon mobile, c.-à-d. en déplacement ou de chez eux. «Nous nous engageons dans l’initiative Work Smart. Pour commencer, principalement dans l’optique de la planification de la mobilité. Mais pourquoi ne pourrions-nous pas nous aussi concrétiser un concept de modèles de travail flexibles dans notre propre Office?», explique le vice-directeur Ulrich Seewer à propos de l’introduction d’une nouvelle culture du travail.

Bon nombre de ses collaborateurs sont en relation avec d’autres cantons et offices fédéraux. Par ailleurs, ils se rendent au travail à Berne depuis différents cantons, entre Bâle, Zurich et Lausanne. «La plupart de nos collaborateurs ne réalisent guère un travail de routine. Certaines tâches peuvent donc parfaitement être exécutées ailleurs», explique Ulrich Seewer. Une enquête interne a confirmé le besoin de ce modèle de travail flexible. Tous les employés disposent de l’infrastructure technique nécessaire, par exemple des ordinateurs portables et smartphones, grâce auxquels ils peuvent accéder en ligne aux e-mails et aux serveurs. 

Les nouveaux modèles de travail doivent si possible être concrétisés sans formalités excessives. Seule une convention réglant les points essentiels du nouveau modèle de travail a été établie pour le travail mobile régulier. Le nouveau modèle de travail a reçu un accueil favorable de la majorité des collaborateurs de l’Office, rapporte Ulrich Seewer. «Nos collaborateurs utilisent ce nouveau mode de travail.» Ceux qui le souhaitent peuvent évidemment continuer à travailler uniquement sur leur poste à Ittigen (BE). Certaines tâches, par exemple dans les secrétariats, ne sont de toute façon pas vraiment adaptées au télétravail. 

Des espaces de communication simples ont récemment été installés à côté des bureaux afin de créer un espace suffisant pour les discussions. Selon Ulrich Seewer, l’introduction du travail mobile aurait également déclenché un débat sur la culture de conduite. Cette idée doit désormais faire école dans d’autres offices fédéraux. Le Conseil fédéral a décidé d’instaurer les conditions-cadres nécessaires afin que le modèle de travail flexible puisse être introduit dans toute l’administration fédérale.

Les modifications des modèles de travail supposent également une autre culture d’entreprise.
De nouveaux processus et qualités d’encadrement

Dans l’optique de la mise en place de nouvelles structures, formes d’organisation et de nouveaux modèles de travail, Ralf Metz et Andreas Messerli, de me&me coaching for organizations à Zurich, accompagnent les entreprises et leurs équipes tout au long du processus de transformation. «Nous constatons une forte tendance aux modèles de travail axés sur la performance et les projets», explique Ralf Metz. 

Les modifications des modèles de travail supposent toutefois aussi une autre culture d’entreprise. En effet, les modèles de travail flexibles et modernes requièrent de nouveaux processus, méthodes et aptitudes de base. Il s’agit par exemple de la compétence sociale, de qualités d’encadrement ainsi que de la compétence à résoudre soi-même les conflits et à prendre des décisions efficaces et viables. 

«Au sein des équipes, les tâches, les responsabilités et la conduite sont répartis différemment. Les collaborateurs assument davantage de responsabilités personnelles, ce qui entraîne une certaine perte de pouvoir pour les cadres», explique Andreas Messerli. Les équipes travaillant sans contrainte spatiale ou temporelle sont néanmoins confrontées à des défis particuliers. Pour réussir, elles ont besoin d’une définition claire des conditions-cadres et des responsabilités. Les collaborateurs doivent par conséquent être impliqués dans le processus de changement. 

Ralf Metz qualifie l’instauration d’un sentiment d’appartenance comme l’un des plus grands défis des modèles de travail flexibles. «Souvent, les employés qui travaillent fréquemment à l’intérieur ne ressentent plus un attachement aussi fort pour leur équipe et leur entreprise. Un objectif commun et des contacts personnels réguliers sont nécessaires pour entretenir l’esprit d’équipe. Il est important que chaque entreprise développe son propre modèle.»

Accroître l’attractivité de l’employeur

La société ELESTA GmbH à Bad Ragaz est au beau milieu des préparatifs en vue de l’introduction de modèles de travail mobiles et flexibles. L’entreprise spécialisée dans le développement et la production de capteurs et de composants électromécaniques a identifié chez ses collaborateurs un besoin d’une plus grande souplesse dans les horaires de travail. 

La possibilité du télétravail a également été abordée de façon régulière dans les entretiens de candidature, explique Nora Gaar, responsable du personnel. «Grâce à ce nouveau modèle, nous entendons accroître notre productivité et notre attractivité en tant qu’employeur.» 

Dans le cadre de son Master, Nora Gaar s’est intéressée au travail mobile et flexible et a obtenu le feu vert de la direction pour l’introduction du télétravail et du «Mobileoffice». Environ 70 collaborateurs peuvent aujourd’hui en profiter, selon leur fonction. 

Celui qui veut faire usage de ce modèle le demande à son supérieur. «Nous évaluons les demandes individuellement et tenons compte du degré de dépendance de l’activité par rapport au site de l’entreprise et des qualités personnelles du collaborateur», explique Nora Gaar. 

La responsable du personnel est consciente que ce changement sera aussi un défi, par exemple lors de la prise de rendez-vous pour des réunions, pour l’organisation des suppléances et l’entretien des contacts personnels. Il n’empêche que Nora Gaar est convaincue des répercussions positives de ce nouveau modèle sur la culture de travail et l’entreprise.

Liens conseillés

  • Fabrice Müller
  • Text

Tags: Modèles de travail, Flexibilité, Mobilité, Culture d’entreprise, Disponibilité, WorkLifeBalance, Gestion du temps

Cet article pourrait également vous intéresser